[Poradnik] „Sztuka” pisania maili

[Poradnik] „Sztuka” pisania maili

Każdy kto już trochę śledzi moje wypociny na Graficznym wie, że nie specjalnie lubię stawiać się w roli eksperta lub znawcy jakiejś dziedziny (oczywiście co innego na prywatnym forum 🙂 ). Jednak ostatnio, pewna rzecz na tyle mi nie daje spokoju, że postanowiłem się z Wami podzielić pewnymi przemyśleniami i udzielić kilka wskazówek na temat wydawałoby się trywialny: jak napisać maila.

Rzecz jasna większość z Was doskonale wie jak to zrobić i radzi sobie z tym tematem perfekcyjnie. Niestety, na podstawie doświadczeń nabytych tak na Graficznym jak i w mojej małej firmie graficznej widzę, że dla wielu grafików napisanie „normalnego” maila stanowi nie lada wyzwanie. Choć tak naprawdę buzuje we mnie irytacja i wkurzenie (stąd trochę złośliwy tytuł wpisu), to postaram się aby za bardzo to nie wyszło i kulturalnie zwrócę uwagę na kilka rzeczy.

Na początku trochę osobistych zwierzeń. Jak napisałem wyżej, ten temat nie dawał mi spokoju już od jakiegoś czasu. Otóż coraz częściej irytuję się także sam na siebie, bo przestaję odpowiadać na pewne typy maili. Od dawna mam takie nastawienie, że na maila odpowiedzieć trzeba zawsze (czasem wcześniej, czasem później) i jest to element pewnej kultury. Ktoś wysmarował do mnie maila? No to trzeba poświęcić chwilę czasu i odpowiedzieć tym samym. Niestety, od kilku tygodni na pewne typy maili nie reaguje, bo szkoda mi na nie i czasu i nerwów. A dzisiejszy wpis chciałbym potraktować jako uniwersalną odpowiedź na wszystkie te maile, na które nie odpowiedziałem. Zarówno jako admin Graficznego, jak i admin mojej firmowej strony.

Siłą rzeczy będę nie raz i nie dwa odwoływał się do swoich doświadczeń, bo to właśnie przez nie powstał ów wpis. Swoją drogą, jako uzupełnienie tego „tutorialu” polecam przewrotny artykuł napisany przez Antoniego Łuchniaka na blogu XiXi, który dotyka bardzo zbliżonych kwestii. Znajdziesz go w tym miejscu.

Elementarz kultury

Sprawa wydawałaby się dosyć oczywista, ale gdy piszesz maila do kogoś warto się przedstawić. Oczywiście byłoby super gdybyś użył co najmniej imienia (z nazwiskiem byłoby bosko) zamiast jakiegoś mniej lub bardziej fajnego pseudonimu. Zdecydowanie warto posłużyć się prawdziwym imieniem i nazwiskiem w podaniach o pracę…

Byłoby też wspaniale gdybyś napisał / napisała kilka słów o sobie i czym się zajmujesz. Oczywiście czasem to wychodzi z kontekstu, ale gdy dostaję maila w rodzaju „Witam, szukam pracy, CV w załączeniu”, to nie mam zbyt wielkiej ochoty przeprowadzać śledztwa czym się zajmujesz.

Innym problemem, często opisywanym i wałkowanym bez końca (acz wartym powtórzenia), jest pisanie z maila, które założyliśmy jako dzieci lub nastolatkowie. Czy osoba, która wysyła mail z adresu „zuuuuzia12@o2.pl” czy „master_of_the_universe@hoooj.com” może być traktowana serio? Raczej nie bardzo, zwłaszcza, że założenie „normalnego” maila to chwila roboty, w dodatku zupełnie darmowa.

O co chodzi

Problemy z właściwym podpisywaniem się i dziwnymi mailami są stosunkowo rzadkie, więc tylko skrótowo o tym wspomniałem. Prawdziwym problemem są maile, w których nadawca nie piszę czego tak naprawdę chce, czego oczekuje, lub pisze o tym w sposób tak zagmatwany że nie sposób tego rozgryźć. Tak naprawdę to istny temat rzeka. Poruszę więc tylko niektóre przypadki. Nagminne są maile typowo zdawkowo – roszczeniowe.

Uśredniony mail, który bardzo często dostaję na Graficznego:

„Cześć,
Chciałbym nawiązać współpracę. Moje portfolio to: portfolio.zdawkowego.grafika.pl
pzdr”

OK. Ktoś, kto widzi pierwszy raz takiego maila, może pomyśleć, że wszystko z nim w porządku. Niestety, ja po kilku / kilkunastu mailach tego typu (na które na początku odpowiadałem)  wiem o co tak naprawdę chodzi. Na pewno autorowi takiego listu nie idzie o żadną współpracę (czyli robię coś ja, robi coś on/a i wychodzi z tego coś fajnego). „Współpraca” to słowo klucz, które ma mnie wciągnąć w daremne dyskusje, a w rzeczywistości chodzi o to, abym wszedł na owo portfolio, zebrał jakąś grupę prac i opublikował to jako wpis na Graficznym.

Tu oczywiście może pojawić się mały zgrzyt, przecie bardzo często to robię i tak de facto Graficzny to pewnie w 90% takie właśnie artykuliki. Tylko tak naprawdę z kilkoma małymi różnicami. Gdy zwracam uwagę na pracę jakiegoś projektanta, to wskazuję na prace, przynajmniej moim zdaniem, o bardzo wysokim poziomie. Prace w jakiś sposób usystematyzowane, a najczęściej moje wskazanie dotyczy jednego tylko projektu rozpisanego na kilka ujęć czy prezentacji. Stałym wyjątkiem są prace ilustratorów lub fotografów, w których przedstawiam wybiórczo całe portfolio, ale te łączy bardzo podobny styl, który w jednym wpisie dobrze się łączy.

I teraz dostaję takiego maila od grafika, którego prace rzadko kiedy mogę nazwać wybitnymi… Bo umówmy się, Ci wybitni nie starają się osobiście o wpis na Graficznym. Ale nawet gdy założymy, że są to prace na całkiem niezłym poziomie, to nie rozumiem dlaczego autor takiego listu liczy na to, że wejdę na takie portfolio, zastanowię się, które prace są dla niego najważniejsze, ściągnę je, jakoś poukładam, wrzucę jako mały misz-masz na Graficznego i jeszcze okraszę to jakimś komentarzem, który wezmę nie wiadomo skąd, bo przypomnę, autor nie raczył napisać o sobie ani słowa…

Krótka piłka

Chcesz czegoś ode mnie? To nie owijaj w bawełnę, tylko napisz, że chcesz aby Twoje prace zostały wrzucone na Graficznego, zbierz do kupy, te które uważasz za najbardziej sensowne, napisz coś o nich i o sobie. Dopiero takiego maila ślij do osoby zainteresowanej. Podaj mi się na tacy, bo jeśli tego nie zrobisz to wybacz, ale nie trzeba szukać daleko aby znaleźć prace grafików prawie wybitnych, które po prostu rwą się do pokazania.

Podobnie jest z mailami ludźmi szukającymi pracę. Nie będę tutaj nikogo mamił i twierdził, że jestem regularnym pracodawcą bo póki co, daje sobie radę bez tego wątpliwego szczęścia, jednak na skrzynkę firmową dostaję sporo ofert od samych grafików.

„Witam,
Jestem grafikiem, moje CV w załączeniu.
pozdrawiam”

Uhuhu, naprawdę rozbudowany mail… A dostawałem też krótsze. I nie zrozumcie mnie źle, nie chodzi o to, aby napisać tutaj cały elaborat… Ale nie głupim pomysłem byłoby znów: przedstawić się, napisać kilka słów o sobie, wyjaśnić dlaczego piszesz (zwłaszcza gdy nie odpowiadasz na ogłoszenie, a po prostu strzelasz na ślepo). Od siebie mogę dodać, że na pewno pomogłoby małe stwierdzenie typu: „bardzo podobają mi się Wasze prace, chciałbym się rozwijać przy ludziach, którzy je tworzą…”. Co rzecz jasna nie musi być prawdą, ale że miał być tutorial, to warto opisać taki kurtuazyjny trik.

Nie bądź też roszczeniowy. Fajnie wiedzieć, że Ci zależy, ale jeśli już po mailu widać, że jesteś bezczelny i krnąbrny to niby z jakiej racji pracodawca chciałby się z Tobą użerać przez dłuższy czas… Na ten przykład mogę odwołać się tylko do sytuacji, w której ostatnio zostałem zdrowo opieprzony, za to że nie odpowiedziałem na jednego maila, który właśnie tak wyglądał… No teraz mnie stary przekonałeś, nakrzycz na mnie, a ja pod wpływem takiej namiętności zdecydowanie znajdę dla Ciebie stanowisko.

„Roszczeniowcy” piszą też na Graficznego.  Z niektórych maili wynika (i to już piszą nie osoby prywatne, a ludzie na stanowiskach w imieniu firm, w których pracują), że powinienem napisać artykuł sponsorowany dotyczący jakiejś firmy, a nagrodą będzie… umieszczenie tego wpisu na Graficznym. Normalnie dziękuję za pozwolenie. Raz dostałem propozycję napisania artykułu sponsorowanego drukarni, a wynagrodzeniem miało być użycie moich mockupów na ich stronie… Wtedy byłem jeszcze miły i odpisałem życzliwie, że nie do końca mi taki układ pasuje, ale to właśnie od tego maila zacząłem się zastanawiać czy to ze mną jest coś nie tak, czy to jednak niektórzy są wyjątkowo bezczelni.

Technika też ważna

Niby sprawa banalna, ale może przed kliknięciem przycisku „wyślij” sprawdź jeszcze ile ważą załączniki? Uprzejmie podpowiadam, że jeśli CV grafika przekracza 2 MB, to jestem nieco zdziwiony. Czemu? Otóż moim zdaniem grafik powinien wiedzieć jak przygotować dokument w formacie A4 (nawet z grafiką i zdjęciem), które nie przekracza pojemności 1 lub 1,5 megabajta. Od siebie dodam, że z ładnym CV można się zmieścić w kilkuset (a i widziałem w kilkudziesięciu) kilobajtach.

Wysyłanie portfolio, które zajmuje powyżej 10-15 mb z miejsca by Cie wyeliminowało z konkursu o stanowisko. Z kilku powodów: nie szanujesz mojego transferu, mojego miejsca na pocztę, mojego czasu i nie potrafisz zoptymalizować PDF`a. Oczywiście są wyjątki od tej reguły: masz bardzo dużo prac (być może jest ich za dużo?) lub w jakiś sposób są tak przygotowane że muszą być spore (np. zdjęcia z masą szczegółów muszą być wielkie, kompresja albo nic nie poradzi albo je wybitnie okroi). Jednym słowem wymagany jest zdrowy rozsądek, staraj się pamiętać, że po drugiej stronie siedzi człowiek, który tego typu maili może dostawać gigantyczną ilość i dosyć łatwo go zirytować czymś co jest bez sensu duże i nie ma żadnego uzasadnienia.

To tak pokrótce…

W dzisiejszym wpisie dałem trochę wyraz swojej żółci, która mnie od jakiegoś czasu zalewa. Mam nadzieję, że nikomu nie zrobiło się przykro po przeczytaniu tych słów, bo jakkolwiek by to nie wyglądało, nie taka była intencja. Jeśli jednak kiedyś napisałeś takiego maila, do mnie lub do kogokolwiek innego i zostałeś brzydko mówiąc „zlany”, to może w tych kilku zdaniach znalazłeś powód takiego stanu rzeczy. Oczywiście nie poruszyłem wszystkich aspektów tak skomplikowanej sprawy jak pisanie maili, ale liczę na to, że te najważniejsze zostały przeze mnie jasno nakreślone i pozwolą Ci się w przyszłości nieco zastanowić zanim klikniesz magiczny przycisk „Wyślij”.

Opublikowane przez Andrzej Gdula

  • Iza

    Mnie się zrobiło przykro ale z tego powodu, że nie napisałam do Ciebie maila. Kilka dni temu szukałam wykonawcy logo i kilku grafik i mając dwie ulubione pod względem graficznym strony w tym Twoją wybrałam tę drugą. Napisałam treściwego maila z opisem wydaje mi się sugestywnym oczekiwań, popełniłam nawet jakieś słabe rysunki dla zobrazowania oczekiwań, ponieważ szanuję cudzy czas nie nie chciałam go trwonić na strzelanie w ciemno i poprawianie bez końca. Tymczasem otrzymałam w zamian jedno zdanie o treści: „projekt w załączniku” i coś co niby miało projektem być ale było mu do tego czego oczekiwałam jak stąd do księżyca. Wobec próby podjęcia dalszego kontaktu w kierunku, który miałam nadzieję zaprowadzi nas do wspólnego celu otrzymuje odpowiedzi mniej niż zdawkowe lub nie na temat i jestem w totalnej kropce, bo zwyczajnie nie chce mi się ciągnąć tego bezsensu dalej. Zapłaciłam z góry połowę ale chyba za cenniejszy uważam czas, który już straciłam a szczególnie ten, który mogłabym jeszcze stracić. I po dzisiejszym wpisie na graficznym przekonałam się, jak bardzo złego wyboru oferty dokonałam.

    Również projektuję, tylko co innego i uważam, że wspólny cel jest absolutną podstawą. Nie czułabym najmniejszej satysfakcji z pracy gdybym nie ustaliła oczekiwań klienta i ich nie spełniła. Jeśli kontakt z klientem jest w porządku dowiaduję się maksymalnie i szybko cel osiągamy. W przypadku gdy czuję, że mówimy innym językiem, gdy klienta nie rozumiem lub gdy on oczekuje ode mnie wcielenia się w rolę medium i odczytywania jego ukrytych pragnień, cóż pracuję obrazkami, napracuję się więcej czasem niż się mi płaci ale odpuszczam w naprawdę skrajnych przypadkach, chociaż nie chyba nie odpuściłam nigdy 😉 Cóż błędnie zakładam, że tak pracuje większość. Chyba, że w branży graficznej jest inaczej. Liczy się „sztuka”* i nie ważne czy zgodna z oczekiwaniami odbiorcy.

    *znaczenie słowa w tym zdaniu pozostawiam do wyboru czytającego

    Pozdrawiam Iza

    • Andrzej Gdula

      To co przedstawiłaś w swoim poście to rzecz jasna sama prawda. I faktycznie, warto dodać, że owa zdawkowość może być widoczna nie tylko u grafików, ale także u firm (graficznych) i klientów.

      Oczywiście, nie znam dokładnie szczegółów sytuacji, którą przedstawiłaś, ale na obronę owej firmy mogę napisać, że czasem tak po prostu jest – brak chemii pomiędzy zleceniodawcą a wykonawcą. A ta jest chyba w przypadku realizacji kreatywnych bardzo istotna, i niestety przy nawet najszczerszych chęciach się nie pojawia.

      Dałaś mi do zrozumienia, że w moim przypadku byłoby inaczej i jest mi z tego powodu bardzo miło. Ale prawda jest taka, że pewnie ja też w oczach niektórych klientów jawię się jako osoba nieprofesjonalna. Smutno o tym mówić, bo staram się zawsze wychodzić frontem do zleceniodawcy, ale jak jest to wszyscy wiemy i czasem różnie z tym bywa.

      Ja bardzo lubię obgadać projekt, ale zdaję mi się, że często zbyt rzeczowo i na temat. Dla jednych klientów moje pragmatyczne podejście jest zaletą, ale przypuszczam że dla większości już nie bardzo. Dlatego staram się o tym pamiętać i być wyrozumiały, niemniej czasem po iluś tam dziwnych mailach też już sobie pewnie odpuszczam. Na swoje usprawiedliwienie mogę napisać, że staram się nad tym pracować:D

      Niemniej, wielkie dzięki za komentarz – zdecydowanie pozytywny wkład w artykuł i dyskusje.

  • Nie żebym się cieszył z Twoich „wątpliwych przyjemności” z mailującymi, ale fajnie jest czuć, że nie tylko ja tak mam.

    Bo średnio dwa razy w miesiącu dostaję takie CV bez treści maila (nazwisko autora często poznaję po koncie nadawcy). Pół biedy jeśli do CV i portfolio jest link (bo co za problem wrzucić kilka plików PDF czy paczkę ZIP na darmowy hosting?), ale niektórzy mi pchają kilkadziesiąt MB śmiecia, bo niestety większość to śmieci. A CV od „młodych, zdolnych i genialnych” grafików pisane w Wordzie. Timesem 🙂

    Za to „roszczeniowym” przypomniałeś mi jedną historię. Pracowałem kiedyś w jednej agencji, jako grafik właśnie. I też dostałem takie zapytanie o pracę czy coś w tym stylu (już nie pamiętam). Miałem dużo roboty, e-mail zdecydowanie nie skierowany do mnie, więc olałem. Jak ktoś nie umie napisać do szefa, to już nie mój problem. Oczywiście jeszcze tego samego dnia drugi e-mail (już forwardowany do wszystkich), jaki to ja (dokładnie imię, nazwisko, stanowisko) jestem niewychowany, niekulturalny, chamski itp. bo nie raczyłem odpisać i trzeba mnie wziąć na dywanik, dać naganę z wpisem do akt i zwolnić. Długo mieliśmy z tego ubaw 🙂

    A co do wpisów reklamowych, za które Twoim wynagrodzeniem będzie możliwość umieszczenia wpisu, to chyba każdy się z tym spotyka, bo czytałem już na kilku blogach i sam też kiedyś popełniłem coś na ten temat, jeśli mogę zalinkować: http://blog.ad3.eu/blogerzy_frajerzy.html

    • Andrzej Gdula

      Ten wpis o blogerach jakoś pominąłem, a jest w nim sporo racji – niestety…

      Niestety również – zjawiska, które opisałeś są bardzo powszechne. Tak szczerze, to trochę się bałem pisać artykuł o tym, bo nie chciałbym się stawiać w roli jakiegoś mentora czy pierwszego prawego, ale temat na tyle mi nie dawał spokoju, że pomyślałem, że warto.

      A to co teraz napisałeś stanowi świetny suplement do moich wynurzeń – za co składam Ci wielkie dzięki:)